نرم افزار BPMS فقط یک ابزار فناوری اطلاعات نیست بلکه فصل مشترکی است از مباحث مدیریتی و IT. از نرم افزار BPMS هم میتوان به عنوان یک ابزار برای مکانیزاسیون فرایند بهره برد و هم از آن برای شناسایی گلوگاه ها و بهبود آنها استفاده کرد.
در واقع نرم افزار BPMS یا سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار، هسته اصلی کسب و کار سازمان به شمار می رود. سازمان ها در گذشته برای هر کدام از فرایندهایشان، سیستم های جداگانه ای در محدوده آن فرایند تهیه میکردند که به سیستم های جزیره ای معروف شدند. مشکل اصلی که به مرور زمان در این شیوه بروز کرد عدم امکان ارتباط این سیستم ها با یکدیگر بود.
به این ترتیب ایده شکل گیری سیستم های یکپارچه سازمانی شکل گرفت. در اینگونه سیستم های جامع نرم افزاری تعدادی زیرسیستم مستقل از یکدیگر ولی مرتبط با هم طراحی می شد. اما همچنان مشکل زمان و هزینه بسیار زیاد طراحی و ساخت اینگونه سیستم ها باقی مانده بود.
در نهایت نرم افزارهای BPMS برای این منظور شکل گرفت. نرم افزار BPMS یا business process management system که به آن سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار نیز گفته میشود، یک مجموعه نرم افزاری است که برای جمع آوری، سازماندهی، تجزیه و تحلیل، خودکار سازی و بهبود فرآیندهای تجاری موجود ساخته شده است. در واقع نرم افزار BPMS خود یک نرم افزار است که از تعدادی ماژول به هم پیوسته تشکیل شده است که در ادامه معماری نرم افزارهای BPMS معرفی خواهند شد.
در بسیاری از سازمان ها نرم افزار BPMS زیرساخت توسعه سازمان الکترونیک و در بسیاری کشورها زیرساخت تحقق و توسعه دولت الکترونیک به شمار می رود.
نرم افزار BPMS مزیت های زیادی دارد که در ادامه برخی از آنها را اشاره خواهیم کرد:
افزایش سرعت انجام فعالیت ها و کاهش چشمگیر خطای انسانی. به دلیل اینکه فرایندها از طریق نرم افزار BPMS به راحتی مکانیزه میشوند، مکانیزاسیون فرایندها سرعت انجام کارها را افزایش داده و خطای انسانی را نیز به طرز چشمیگیری افزایش میدهد.
کاهش هزینه تولید نرم افزار تا 70 درصد. استفاده از نرمافزارهای BPMS به عنوان زیرساخت نرمافزاری که فرایندها را با حداقل کدنویسی به سیستم تبدیل میکنند باعث میشود هزینه های تولید نرم افزار تا میزان بسیار قابل توجهی از طریق بکارگیری نرم افزارهای مدیریت فرایند (BPMSها) کاهش پیدا کند. البته باید این نکته را هم در نظر داشت که با نرم افزارهای BPMS همه انواع سیستم ها را نمیتوان تولید کرد.
تغییر سریع نرم افزارهای تولید شده از طریق BPMS. به دلیل افزایش سرعت تبدیل فرایندها به نرمافزار و سایر امکاناتی که نرم افزارهای BPMS در اختیار شما خواهند گذاشت امکان اعمال تغییرات در آینده بر روی فرایندهای ساخته شده متناسب با تغییرات به راحتی میسر خواهد بود. به این قابلیت در نرم افزارهای BPMS ، ورژنینگ (Versioning) می گویند. نرم افزارهای حرفه ای تر BPMS مثل کاموندا در مورد تغییرات چند گام به جلوتر رفته و علاوه بر Versioning، قابلیت مهاجرت (migration) را نیز به نرم افزار خود اضافه کرده است.
اندازه گیری زمان انجام فعالیتها. به دلیل اینکه همه اتفاقات در نرم افزار BPMS لاگ میشوند، امکان سنجش زمان انجام فعالیتها و فرایندها فراهم شده است. بر همین اساس میتوان عملکرد افراد، واحدهای سازمانی و فرایندها را بصورت کاملاً واقعی مورد سنجش و ارزیابی قرار داد.
نحوه کار سیستم BPMS
برای تبدیل فرایندها به سیستم توسط نرم افزار BPMS گامهای اصلی زیر را باید طی نمود. البته گامهای مورد اشاره بسته به نرم افزار BPMS متفاوت است ولی مراحل ساخت و مکانیزاسیون فرایند تقریباً در اکثر نرمافزارهای BPMS مشابهت دارد. در این بخش ما از نرمافزار Bizagi برای نمایش نحوه کار سیستمهای BPMS استفاده میکنیم. علت این امر کاربرپسندی فوقالعاده بالای این نرم افزار است. مراحل ساخت یک فرایند در نرم افزار Bizagi در ادامه قابل مشاهده است.
1.طراحی مدل فرایند: بطور گرافیکی و برمبنای استاندارد BPMN2.0 فرایند انجام را مدل کنید.
2. ایجاد فیلدهای موردنیاز در فرمها: شبیه نرمافزار Access به سادگی، مدل ذخیره سازی اطلاعات را تعریف کنید.
3. ساخت فرمهای بصورت درگ و دراپ: بر اساس مدل داده ایجاد شده در مرحله قبل، فرمها را طراحی میکنیم.
4. طراحی قوانین تجاری: باز هم با درگ و دراپ قوانین و شروط فرایند را مشخص میکنیم.
5.تعریف کاربران و مجریان فرایند: هر فعالیت از فرایند را به یک کاربر یا گروه کاربری اختصاص خواهیم داد.
6. یکپارچه سازی فرایند با سایر فرایندها و سیستمها: در بخش هم میتوان فرایند را با سایر فرایندها و سیستمهای قبلی سازمان یکپارچه نمود.
7. اجرای فرایند: هم اکنون و در زمان بسیار کوتاهی، فرایند ساخته شده قابل اجرا خواهد بود.
پس از ساخت و اجرای فرایندها و طی کردن مسیر اشاره شده در بالا، کاربران میتوانند در کارتابل خود و بر حسب سطح دسترسی تعریف شده فرایندی را آغاز یا به وظایفی که در طول فرایند به آنها محول خواهد شد رسیدگی کنند.
از میان انواع نرم افزارهای BPMS موجود در بازار ایران، تعداد زیادی تنها عنوان نرم افزار BPMS را یدک می کشند. برخی دیگر از نرم افزارهای BPMS تجاری خارجی هم به دلیل قیمت های بسیار بالای میلیون دلاری و عدم ارائه خدمات در ایران قابل استفاده نیستند. اما دو نمونه از نرم افزارهای با کیفیتی که میتوانیم در ایران از آنها استفاده کنیم نرم افزار Bizagi و نرم افزار Camund هستند و تیم فرایندگستر با تکیه بر دانش و تجربه متخصصان خود، اقدام به توسعه، بومی سازی و سفارسی سازی این دو سیستم BPMS کرده است.
نکته قابل توجه دیگر اینکه این دو نرم افزار BPMS یعنی نرم افزار Camunda BPMSو نرم افزار Bizagi BPMS علاوه بر اینکه از کیفیت بسیار بالاتری از نرم افزارهای BPMS تولید داخلی برخوردار هستند، قیمت شان نیز نسبت به این نرم افزارهای BPMS بسیار پایین تر نیز هست.
البته تیم فرایندگستر در حال کار کردن بر روی نرم افزارهای BPMS دیگری نیز می باشد که از این حیث کامل ترین سبد محصول در حوزه نرم افزارهای BPMS به شمار می رود.